como administrar uma cafeteria

Talvez um dos comércios mais “simples” na área de alimentos sejam as cafeterias, mas, ainda que sejam menos complexas do que bares ou restaurantes, não há como administrar uma cafeteria sem cometer alguns erros de gestão – acredite, isso é comum e perdoável.

Embora uma cafeteria tenha seus cafés como “carro-chefe”, não raramente, o grosso do lucro desses estabelecimentos vem de centenas de outros itens que são consumidos por clientes que chegam e saem para tomar um simples cafezinho.

O mercado para cafeterias está sempre aquecido. Por ser um lugar de passagem, onde as pessoas não gastam muito, porém o giro de clientes é alto, uma cafeteria pode ser sempre uma opção de estabelecimento ou negócio para quem está na dúvida, ou mesmo para quem não possui grande experiência no segmento de alimentos e bebidas.

Mas, sem mais delongas, vamos ao que é preciso para vencer a missão “como administrar uma cafeteria” sem cometer tantos erros.

Funcionários e colaboradores

como administrar uma cafeteria 1Geralmente cafeterias operam com poucos funcionários. Como ocupam lugares pequenos e servem grande parte de seus clientes em balcão, não precisam de muitos garçons. Aliás, na maioria dos casos, apenas um deles por turno, quando o espaço é ainda menor, dá conta do recado.

Contudo, se é possível dispensar garçons, atrás do balcão o ritmo é frenético. É preciso, pelo menos, alguém atendendo e limpando o balcão, uma pessoa operando máquinas de café e preparando bebidas e alguém no caixa. Se você serve lanches e alimentos quentes também, melhor contar com alguém para manuseá-los, além do pessoal da cozinha.

Em cafés mais populares, não há grande necessidade de especialização por parte dos funcionários – um bom treinamento resolve. Contudo, em cafés mais tradicionais ou em bairros mais requintados, a complexidade dos cafés e nível de exigência da clientela pode tornar recomendável a contratação de colaboradores com especialidades, se possível até cursos em instituições como o SENAC, em áreas como:

  • Barista
  • Preparo de lanches
  • Garçom

Entretanto, ainda assim, algum treinamento é sempre necessário. Se você quer que seus funcionários atendam o cliente e cuidem do estabelecimento da mesma forma que você faria, é preciso dizer a eles como fazê-lo. Não há como administrar uma cafeteria sem passar essa mensagem.

Em relação ao método de contratação, não há muito como fugir do regime de CLT. Mantenha sempre a documentação em dia, com impostos e previdência sempre pagos. Em caso de demissão ou saída, proceda conforme orientações do contador e não deixe de manter tudo certinho – a rotatividade no segmento de bares, restaurantes, lanchonetes e cafeterias é alta, e funcionários com irregularidades em seus pagamentos e direitos certamente irão acioná-lo judicialmente.

Fornecedores e estoques

como administrar uma cafeteria 2Cafeterias geralmente são abertas em pontos pequenos, imóveis de menor tamanho ou até mesmo quiosques. Mesmo querendo, é impossível manter grandes estoques de produtos. Mas não reclame: isso é um aspecto positivo… e iremos explicar porque.

O acúmulo de estoques que demoram para girar é a ruína para muitos estabelecimentos. No caso de uma cafeteria, a própria ausência de espaço acaba sendo um ponto positivo, pois obriga proprietários a pensarem melhor sobre suas compras e sobre o gerenciamento de estoque.

O ideal, nesse caso, é dividir as mercadorias e suprimentos em três categorias:

  • As compras semanais ou diárias, de itens frescos e alimentos que não possam ser armazenados por longos períodos, como vegetais para lanches, frutas para sucos e outros.
  • Compras semanais ou quinzenais, de mercadorias que podem ser estocadas, porém possuem grande giro e saída e têm de ser renovadas com frequência, como é o caso do próprio café, do leite, de alimentos e bebidas congeladas e outros, além de suprimentos como guardanapos e afins.
  • Alimentos não deterioráveis e produtos de saída esporádica, juntamente com itens que somente exigem renovação periódica, como copos, pratos e similares.

Dividindo suas compras nesses grupos, você jamais verá seus estoques estragarem – as compras de alimentos frescos são semanais ou até diárias – ou mesmo empilhará sua cafeteria com itens que dificilmente saem. Além disso, essa organização força alimentos de saída esporádica para compra junto com itens de renovação – em outras palavras, você somente repõe estoques quando o existente já tiver sido usado.

Um bom portfólio de fornecedores é outro segredo em uma cafeteria. Muitas vezes, você pode conseguir acordos com fabricantes de café, de alimentos preparados ou bebidas para manter exclusividade. Desde que o acordo seja financeiramente vantajoso, não há nenhum problema.

Contudo, se você não fechou contratos e acordos desse formato, é melhor variar fornecedores e possuir pelo menos 2 ou 3 deles para cada item que você precise comprar. Assim você tem garantia de conseguir um bom preço e, caso um dos fornecedores apresente problemas, não tem de sair correndo atrás de um novo.

A missão “como administrar uma cafeteria” certamente será mais fácil se você tomar essas medidas.

Preços e concorrência

como administrar uma cafeteria 3Especialmente no contexto de crise em que vivemos, preço se tornou uma variável essencial para o sucesso da missão “como administrar uma cafeteria“. Mesmo assim, não adianta somente colocar preços lá embaixo, a torto e a direito. É preciso pesquisar antes de fazer isso. E a principal fonte dessa pesquisa é a concorrência.

Não há como administrar uma cafeteria e formar seus preços sem percorrer as imediações em busca de possíveis concorrentes – não apenas outras cafeterias, mas docerias, lanchonetes e similares. A média de preços desses concorrentes ditará o padrão a ser seguido. Você não deve exceder demais a média da região, mas se vender muito barato, também estará perdendo dinheiro à toa.

Outro aspecto importante dos preços é o lucro que eles devem proporcionar a você. Exceto no caso de produtos para os quais você queira promover alguma campanha de marketing, ou tenha benefícios especiais junto ao fornecedor, todo e qualquer item em tese deve dar lucro, mesmo de forma individual.

A formação de preços é uma arte – no preço de toda mercadoria, deve estar uma proporção de impostos e custos fixos que você pagará, o preço de compra do produto junto ao fornecedor e sua margem de lucro. Claro, alguns aspectos da equação podem variar, mas idealmente você estará sempre próximo de atingir o lucro com qualquer produto.

Deve-se ter cuidado especial em promoções – cálculos de preço de venda mal feitos podem levar suas promoções a custar dinheiro, ao invés de gerar lucros. Não há como administrar uma cafeteria achando que você fatura bem e está ganhando rios de dinheiro quando, na verdade, no papel o produto não dá lucro. Fique ligado!

Como administrar uma cafeteria racionalmente?

como administrar uma cafeteria 4A gestão da cafeteria deve ser profissional – nada de improvisos e empurradas com a barriga. Uma cafeteria, no final das contas, é uma empresa como qualquer outra. Ela demanda tempo e atenção, capacidade para gerenciar pessoas, clientes e fornecedores, conhecimento de rotinas fiscais, contábeis e financeiras e também um bom domínio do mercado de alimentação.

Se você montou uma cafeteria, mas possui um emprego ou outra atividade, a melhor coisa a se fazer é contratar um gerente, alguém que possa tocar o negócio segundo suas diretrizes.

Relatórios, feitos por você ou pelo gerente, devem ser confeccionados, para que decisões melhores sejam tomadas em todas as frentes – um bom sistema para cafeteria pode ajudá-lo na organização, gestão financeira e controle de seu negócio.

Marketing

como administrar uma cafeteria 5Finalmente, chegamos ao ponto no qual uma cafeteria decola ou afunda de vez: o marketing e a publicidade.

Uma cafeteria é um comércio que possui, na maioria das vezes, duas características preponderantes: é regional, concentrada no bairro ou localidade onde atua; e é um comércio “de passagem”, no qual as pessoas raramente permanecem por grandes períodos.

Claro, o marketing web e em redes sociais é importante e imprescindível nos dias de hoje, mas cafeterias são, sobretudo, comércios regionais. Por esta razão, não há como administrar uma cafeteria e seu marketing sem distribuir folhetos e panfletos em empresas da região, outros estabelecimentos, mercados, etc.

O marketing boca a boca e a panfletagem costumam render frutos de modo muito mais rápido em cafeterias, e além de tudo custam mais barato do que algumas outras alternativas.

Parcerias com empresas, que concedam descontos para funcionários, por exemplo, são uma grande estratégia de marketing para cafeterias que operem próximas a centros empresariais ou mesmo em edifícios de escritórios. Especialmente nos primeiros meses de operação, a panfletagem e o boca a boca devem ser fortes, para criar um público costumeiro de passagem.

Tente verificar quais pessoas passam pela região com maior frequência e selecione seus alvos. Capriche nas promoções, para justificar uma primeira visita e dê um atendimento de primeira para os novos clientes.

E claro, se o café que você escolher para usar em sua loja não tem qualidade e sabor, tudo o que discutimos aqui até agora não terá muita serventia…

Agora que você já tem algumas dicas básicas sobre como administrar uma cafeteria e obter sucesso, compartilhe nos comentários: qual é a sua maior dificuldade administrativa e o que você faz para reduzi-la?

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